Administrar los salarios en una compañía del ámbito sanitario con sucursales en diversos estados de la República Mexicana demanda mucho más que emitir percepciones cada dos semanas. La presencia de múltiples registros patronales, variadas unidades operativas, compromisos ante entidades como el IMSS y un flujo considerable de datos demanda procedimientos exactos, supervisiones rigurosas y la aptitud para identificar anomalías antes de que provoquen complicaciones de índole operativa o económica.
Mediante un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione se evidencia la capacidad de una estrategia para ordenar una estructura compleja y reconfigurarla en un lapso de tan solo ocho días. Dicha iniciativa involucró a un grupo médico especializado con alcance tanto nacional como internacional, el cual requería trasladar la administración de sus remuneraciones sin alterar la fecha prevista de dispersión ni interrumpir la marcha normal de sus operaciones.
El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados
Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.
A todo esto se añadían operaciones manuales, un volumen administrativo importante y gastos de gestión al alza. Asimismo, la ejecución de las nominas quincenales constituía un asunto delicado, dado que cualquier fallo en las cuentas era capaz de perjudicar tanto a la compañía como a su personal.
La meta consistía en migrar toda la gestión a un sistema de Payrolling y lograr que la primera quincena de este nuevo modelo se liquidara sin contratiempos. Cada tarea tenía que ejecutarse respetando las fechas habituales de cobro y en un margen de ocho días.
Un procedimiento estructurado para culminar con éxito la migración
La escasez de tiempo obligaba a trazar una estrategia minuciosa. Todo dio comienzo mediante un encuentro inicial entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, espacio donde quedaron definidas las prioridades y las tareas correspondientes.
Más adelante, se planificó un cronograma de trabajo que incluyó los plazos para suministrar los datos, configurar el sistema, auditar los cálculos, validar la prenómina y emitir los distintos reportes.
Entre las acciones fundamentales destacó la depuración y el traslado de los datos pertenecientes a los 74 colaboradores. Con el propósito de optimizar su gestión y control posterior, dichos registros se estructuraron conforme a cada centro operativo y registro patronal.
Tecnología y sistemas de control para supervisar cada fase
La implementación contempló la parametrización de FORTIA, plataforma especializada en la gestión de Recursos Humanos y procesos de nómina. La herramienta se utilizó para centralizar información, automatizar cálculos y mejorar la trazabilidad de las operaciones.
Asimismo, se contemplaron cinco nóminas vinculadas a las diferentes entidades bancarias empleadas para la distribución de los fondos, sumado a la creación y comprobación de los documentos requeridos para ejecutar dichas operaciones de transferencia.
Con anterioridad a cada liquidación de pagos, se remitía la prenómina con el propósito de revisarla y validarla. Posteriormente, se comprobaban las anomalías, se efectuaban las operaciones matemáticas pertinentes y se contrastaban los datos. Dicha secuencia de controles resultó clave para garantizar que la flamante operativa operara de manera óptima desde su ciclo inicial.
Se han hallado incongruencias notables durante la revisión preliminar
Durante los primeros siete días de labores se identificó uno de los descubrimientos más relevantes. Al analizar los datos fue posible detectar anomalías vinculadas al fondo de ahorro y al IMSS, las cuales se originaron a partir de fallas metodológicas previas.
La detección temprana hizo posible comunicar los hallazgos y realizar las correcciones necesarias antes de que esas diferencias se convirtieran en una contingencia mayor. Este punto evidencia la importancia de que la gestión de nómina incluya controles y revisiones, y no se limite al procesamiento automático de cifras.
Aparte de efectuar el cálculo y pago de la nómina, el proceso abarcó la emisión y el timbrado de los CFDI, sumado a su entrega automatizada a los trabajadores. Mediante Kiosco FORTIA, los equipos de trabajo tuvieron asimismo la posibilidad de revisar sus recibos de manera directa.
Qué resultados obtuvo el grupo médico
Gracias a esta ejecución, se logró finalizar el traslado del flujo dentro del periodo previsto y disponer de una liquidación salarial fiscalizada. Asimismo, se unificaron diversos procesos a través de recursos digitales y se fijaron productos concretos para cada etapa.
Dentro de los documentos elaborados de manera quincenal se incorporaron informes de nómina, nóminas por sucursal e institución bancaria, ficheros de transferencia y directorios con CFDI sellados. En el plano mensual se consideraron balances consolidados junto con gestiones asociadas a ISN, FONACOT y SUA.
La mudanza operativa abarcó también formación a distancia destinada al personal de Recursos Humanos, un instructivo de empleo y utilidades orientadas al manejo de perfiles. Así, el proceso de puesta en marcha abarcó tanto la vertiente técnica como el sostenimiento de las labores cotidianas.
Payrolling como apoyo para operaciones de nómina complejas
Este caso evidencia que la administración de salarios dentro del ámbito sanitario exige una gran coordinación, verificación de datos y mecanismos de vigilancia que respalden cada fase operativa. En el caso de entidades con múltiples localizaciones y diversos registros patronales, implementar un esquema de Payrolling ayuda a centralizar las labores, estructurar los métodos y simplificar el control de los compromisos salariales.
La experiencia de la entidad de salud evidencia que la administración salarial es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un esquema definido, recursos idóneos y supervisión continua. Asimismo, el hallazgo de anomalías durante el traspaso pone de relieve la importancia de auditar los procedimientos de manera holística, más allá de simplemente migrar datos de un sistema a otro.
Gracias a su sólida experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione implementa procedimientos integrales que comprenden la generación de CFDI, el timbrado y el cálculo salarial, además de diversos reportes y mecanismos de supervisión para monitorear cada etapa del proceso. La experiencia acumulada en esta clase de soluciones pone de manifiesto la relevancia de disponer de una administración metódica siempre que las demandas operativas de una empresa exijan un mayor rigor, estabilidad y control.
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